Tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen informointiasiakirja Tampereen Insinöörit ry:n jäsenille, muille sidosryhmille ja verkkosivujen käyttäjille.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Tampereen Insinöörit ry (”Yhdistys”), y-tunnus 0625068-4
Osoite: Otavalankatu 9 A 3, 33100 Tampere
Sähköposti: toimisto(at)tampereeninsinoorit.org
2. Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö: Terhi Viianen
Osoite: Otavalankatu 9 A 3, 33100 Tampere
Sähköposti: terhi.viianen(at)tampereeninsinoorit.org
Puhelin: 045 223 9933
3. Tapahtumahallinta- ja palauterekisteri
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden, Yhdistykseltä tapahtumiin liittyviä palveluja hankkineiden henkilöiden sekä Yhdistyksen tekemiin kyselyihin vastanneiden henkilöiden tietoja.
4. Henkilötietojen ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa:
- tapahtumien ja -palveluiden järjestäminen,
- tapahtumiin liittyvän viestinnän toteuttaminen
- jäsenlehden sekä muun toimintaan kiinteästi liittyvän materiaalin postittaminen,
- maksuseuranta, sekä
- Yhdistyksen sisäinen tilastointi ja toiminnan kehittäminen
5. Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyperusteet
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja (käsittelyperusteet: ilmoittautumisen tai oston yhteydessä syntyvä sopimus, henkilön suostumus):
- nimitiedot
- osoitetiedot
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- tapahtumien ilmoittautumisten muut mahdolliset lisätiedot
(esim. jäsennumero, ruokailuun liittyvät toiveet) - Holvi-verkkokaupasta tehdyt tilaukset sekä niihin liittyvät maksutiedot
Tietojen käsittely voi myös perustua muihin Yhdistyksen lakisääteisiin oikeuksiin tai velvollisuuksiin (esim. kirjanpitolaki).
Yhdistys ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain henkilöltä itseltään hänen omalla suostumuksellaan (esim. paperilla, sähköpostitse, puhelimitse, suullisesti tai teknisellä lomakkeella). Lisäksi teknisten lomakkeiden täyttämisen, Holvi-palvelun käytön ja sähköisen viestinnän yhteydessä syntyy teknisiä tunniste- tai lokitietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoa.
7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Mahdollisessa manuaalisessa aineistossa (esim. osallistujaluettelot) henkilötietojen määrä minimoidaan ja aineistoa käsitellään huolellisesti.
Teknisten lomakkeiden täyttämisen, Holvi-palvelun käytön ja sähköisen viestinnän lokitietoja käsittelevät esim. verkkopalveluiden tai muiden tietojärjestelmien toimittajat, joilla on tehtäviensä perusteella niiden käyttämiseen asiallinen ja lainmukainen peruste. Lokitietoja voidaan käyttää mm. häiriöiden tai väärinkäytösten selvittämiseen, ja ne suojataan asianmukaisin keinoin.
Henkilötietoja Yhdistyksen lukuun käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus mm. tietosuojalain 35 §:n nojalla.
8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille (esim. Insinööriliitto IL ry ja muu YTN-yhteisö) tapahtumaviestinnän tarpeisiin, tapahtumien sekä muiden Yhdistyksen palveluiden toteuttamiseksi (esimerkiksi nimi- ja osoitetietojen luovutus painotaloon jäsenlehden postitusta varten).
Lisäksi tietoja voidaan joutua luovuttamaan lakisääteisen velvoitteen mukaisesti.
Voimme myös ulkoistaa tietojen käsittelyn osittain alihankkijalle, jolloin takaamme sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
9. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelijöinä ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka toimivat EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin tietojen käsittelystä sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esim. EU:n ja Yhdysvaltain välinen ns. Privacy Shield -ohjelma https://www.privacyshield.gov/list
10. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään rekisterissä ainoastaan niin kauan kuin niiden käsittely on välttämätöntä. Lähtökohtaisesti poistamme tiedot viimeistään tietojen luovuttamista seuraavan vuoden maaliskuussa.
Osa rekisteritiedoista voidaan kuitenkin säilyttää lainsäädännön (esim. kirjanpitolaki) velvoitteiden mukaisesti, tai muutoin Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, käsitelläänkö Yhdistyksessä hänen tietojaan, mitä häntä koskevia tietoja Yhdistyksen henkilörekisteriin on tallennettu.
Jos rekisterissä on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, tämä tieto voidaan oikaista, poistaa tai täydentää ilmoittamalla siitä Yhdistykselle.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan häntä koskevat henkilötietonsa.
Kaikkia tietoja ei kuitenkaan välttämättä poisteta pyydettäessä. Pyynnöt henkilötietojen poistamisesta käsitellään ja arvioidaan, onko tietojen poistaminen perusteltua. Jos tietojen säilytys on oikeutettua esim. lain nojalla, henkilötiedot voidaan säilyttää kyseistä tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen.
Vastustamisoikeus ja suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus perua antamansa suostumus tietojen käsittelyyn, vastustaa tietojensa käsittelyä tai kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla hänen henkilötietojaan käsitellään. Valitus tehdään suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti tämän selosteen alussa mainittuun rekisterinpitäjän osoitteeseen.